Starostwo Powiatowe w Tarnowie dalej z certyfikatem

Opublikowano: poniedziałek, 11 lipca 2011 - 11:29

W dniach 07-08 lipca br. zespół audytorów Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji przeprowadził w Starostwie Powiatowym w Tarnowie audyt nadzoru Zintegrowanego Systemu Zarządzania. System ten zbudowany jest w oparciu o wymagania trzech norm: PN-EN-ISO 9001:2009 – Systemy Zarządzania Jakością, PN ISO/IEC 27001:2007 – Systemy Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, PN-N-18001:2004 – Systemy Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy.

Był on certyfikowany 2 lata temu. Audyt nadzoru  przeprowadzany jest przez jednostkę certyfikującą co roku i ma za zadanie wykazać czy Starostwo działa zgodnie z wymogami obowiązującego prawa, czy spełnia wymagania norm w oparciu o które nadano certyfikat a w konsekwencji rzecz najważniejsza – czy spełnia wymagania klienta.

Przez dwa dni audytorzy  Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji wnikliwie badali funkcjonowanie urzędu. Sprawdzano w jaki sposób realizowane są procesy główne w urzędzie czyli innymi słowy w jaki sposób obsługiwany jest klient. Zwracano uwagę przede wszystkim na jakość obsługi, badano terminowość usług realizowanych przez urząd, ich poprawność, zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz w jakim stopniu spełniane są wymagania i oczekiwania klienta. Sprawdzono organizację wewnętrzną Starostwa tzn. sposób i jakość obiegu informacji w urzędzie, sposób w jaki urząd nadzoruje dokumenty oraz powierzoną mu przez klienta własność, czy wszystkie działania są identyfikowalne a więc czy są prowadzone zapisy kto na jakim stanowisku i kiedy uczestniczył w załatwianiu danej sprawy.  Przeanalizowano również wyniki badań satysfakcji klienta, które to badania Starostwo przeprowadza co roku.

Ważnym elementem audytu było sprawdzenie w jaki sposób urząd gromadzi, przechowuje, przetwarza i udostępnia informację. Dokładnie sprawdzono mechanizmy zabezpieczenia informacji i danych zarówno tych, które gromadzone są w formie elektronicznej jak i papierowej. Badano czy jest ona udostępniana w sposób właściwy tzn. tym podmiotom, które są uprawnione do jej otrzymania lub wglądu, czy jest ona zabezpieczona przed utratą lub zniszczeniem i czy ustanowione są właściwe mechanizmy kontroli nad jej przechowywaniem, przetwarzaniem i udostępnianiem.

Kolejnym obszarem audytu było sprawdzenie w jaki sposób urząd zapewnia właściwe warunki lokalowe oraz bezpieczeństwo obsługi dla swych klientów i pracowników. Dokonano przeglądu środowiska pracy i obsługi klientów, badano czy miejsce w którym klient załatwia swoje sprawy jest wygodne, łatwo dostępne a przede wszystkim czy jest bezpieczne. Dlatego dokładnie sprawdzono wszelkie ustanowione procedury związane z ewakuacją budynków, zagrożeniami terrorystycznymi oraz procedury, które zapewniają ciągłość działania urzędu w przypadku wystąpienia zagrożenia zewnętrznego. Dokładnie przeglądnięto sposób nadzoru na instalacjami infrastruktury budowlanej, sprawdzono zasady prowadzenia serwisu sprzętu technicznego maszyn i urządzeń.

Przeprowadzony audyt potwierdził zgodność obowiązujących w Starostwie zasad obsługi klientów z rygorystycznymi  wymaganiami wszystkich trzech norm. Audytorzy   pozytywnie zaopiniowali przyjęty w Starostwie Powiatowym w Tarnowie sposób obsługi klienta i sposób organizacji wewnętrznej urzędu. Wysoko ocenili sprawność funkcjonowania urzędu, którą zbadali w oparciu o ustanowione wskaźniki jakości procesów. W ocenie audytorów na szczególne podkreślenie zasługuje fakt iż sprawy z zakresu administracji publicznej załatwiane są w urzędzie w czasie średnio od 50% do 80% krótszym niż wymaga tego ustawodawca. Audytorzy stwierdzili, że Starostwo prowadzi obsługę klienta w sposób kompetentny, zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i zgodny z normami w oparciu o które został poznany certyfikat. Wszelkie dane, dokumenty i informacje gromadzone i przetwarzane przez urząd są właściwie zabezpieczone przed utratą poufności i integralności oraz są one dostępne we właściwym zakresie dla osób i podmiotów upoważnionych do ich otrzymania. Budynki, pomieszczenia i środowisko w którym Starostwo obsługuje klientów są zdaniem audytorów właściwie przystosowane do tej obsługi, są one wygodne, bezpieczne i co ważne w sposób ciągły poprawiana jest ich jakość.

Zespół audytorski wystąpi do Komitetu Technicznego ds. Certyfikacji Systemów Zarządzania o przedłużenie Starostwu Powiatowemu w Tarnowie ważności certyfikatu Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji oraz międzynarodowego certyfikatu IQ-Net (International Certification Network) na kolejny rok.

Na podkreślenie zasługuje fakt, że Starostwo Powiatowe w Tarnowie jest pierwszym i jak na razie jedynym urzędem administracji powiatowej w Polsce w którym ustanowiono i wdrożono Zintegrowany System Zarządzania. Dotychczas systemy zintegrowane to jeszcze duża rzadkość, większość funkcjonujących systemów zarządzania oparta jest jedynie na normie jakościowej.